Alle personeelsgegevens in één systeem

Het TLN Werkgeversportaal: twee jaar geleden gestart om leden te helpen bij het digitaliseren van hun personeelsadministratie. HUB ging langs bij een van de eerste gebruikers, de Groningse afvalverwerker Hoeksema’s Regionale Milieudiensten (HRM). De gebruiker is zeer tevreden. Alle informatie van 80 medewerkers staat in één systeem.

We spreken Ella Terpstra, sinds twee jaar verantwoordelijk voor personeelszaken bij HRM. ‘Met Jan de Haan, relatiebeheerder bij TLN, hadden we het over onze wens om uren- en salarisregistratie te digitaliseren. Hij raadde ons aan contact op te nemen met servicepartner CBBS omdat zij samen met TLN een werkgeversportaal hebben ontwikkeld voor TLN-leden.’

Meer dan salarisadministratie

Het werkgeversportaal is meer dan een tool voor salarisadministratie. Het is één systeem voor alle personeelszaken. Of het nu gaat over ziekmeldingen, arbeidsovereenkomsten, verlofaanvragen, functioneringsgesprekken, salarisadministratie, signalering van aflopende ID-bewijzen, diploma’s of contracten, jubilea, registraties van vervaldata van Code 95, schades, boetes, het persoonlijk keuze budget: je hebt het allemaal per medewerker direct en op tijd bij de hand.

Tijdsbesparing

‘Ja, het is een heel compleet systeem’, zegt Terpstra. ‘Hiervoor hadden we geschreven urenbriefjes en door de chauffeurs bijgehouden urenstaten. We hielden veel bij in Excelbestanden. Dat is nu voorbij. We zijn begonnen met de uren en de verloning. Dat hebben we langzaam maar zeker uitgebreid met registratie van Code 95, bekeuringen enzovoorts. Het is veel handiger om alles in één systeem te hebben, de personeelsdossiers gewoon helemaal compleet te kunnen maken. Het bespaart heel vele tijd.

Gebruiksvriendelijk

Het is niet alleen een compleet systeem, het is ook gebruiksvriendelijk. Je kunt er iemand zo mee aan het werk laten gaan. Ook de medewerkers hebben bij HRM toegang tot het werkgeversportaal. De meeste chauffeurs hebben de website van het werkgeversportaal op hun startscherm, zodat ze direct kunnen inloggen en hun uren kunnen invullen.

Gemakkelijk

Terpstra: ‘We hebben zo’n twintig medewerkers uit een doelgroep of met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dikwijls hebben zij meer moeite met digitaal gegevens invoeren, maar – op een enkele uitzondering na – kunnen ook zij gewoon in het systeem hun uren invullen en hun vakantiedagen aanvragen. Iedereen vindt het gemakkelijk in gebruik. Voor mij is het bijvoorbeeld ook heel handig dat het systeem mij een seintje geeft als er een bepaald document dreigt te verlopen, bijvoorbeeld een Code 95-certificaat.’

Service

HRM is een tevreden gebruiker van het TLN Werkgeversportaal voor de 80 medewerkers. ‘De service van CBBS is uitstekend en we hebben met het portaal een volledig systeem dat goed aansluit op  onze bedrijfsvoering’,  besluit Terpstra.

Auteur: Hans van den Berg
Dit artikel is eerder gepubliceerd in HUB 6/2021, het blad van en voor leden van TLN dat op 8 juli is gepubliceerd.

https://www.tln.nl/nieuws/alle-personeelsgegevens-in-een-systeem/